Организация электронного архива для документов постоянного хранения и документов по личному составу

Ведь они обеспечивают корректное взаимодействие с пенсионным фондом, а также позволяют отслеживать соблюдение норм и правил, прописанных в трудовом кодексе, сохранять информацию о трудовом стаже работника. Они должны храниться в отдельном архиве, который бы обеспечивал свободный доступ к любому документу, и гарантировал его сохранность. Современным средством хранения подобной информации является электронный архив для документов по личному составу.

С его помощью можно хранить следующие документы:

• трудовые книжки работников;
• договоры (контракты), заключаемые между работником и работодателем;
• приказы, касающиеся личного состава (прием на работу, увольнение, переход на другую должность и прочие);
• личные дела работников;
• лицевые счета;
• личные карточки сотрудников Т-2;
• прочие документы.

Внедрение электронного архива имеет массу преимуществ

В частности:

• значительно освобождается офисное пространство, следовательно, можно платить меньшую сумму за аренду;
• простота и доступность информации в любое время;
• с помощью электронного архива документы можно хранить бесконечно долго;
• документы, хранящиеся в электронном архиве, априори защищены от несанкционированного доступа и внесения изменений в них, это может делать лишь уполномоченный сотрудник;
• высокая скорость обработки информации и, соответственно, значительное сокращение времени на эту процедуру;
• программное обеспечение в автоматическом режиме следит за сроками по уничтожению или обработке обозначенных документов в соответствии с истечением указанного срока;
• гарантия сохранности данных за счет создания резервных копий всех документов.

Создание электронного архива для документов постоянного хранения

Электронный архив для документов постоянного хранения можно создавать силами собственной организации или пригласить для этих целей подрядчика. Самостоятельное создание — не лучшая затея. При отсутствии должного опыта и программного обеспечения создать архив с необходимым функционалом вряд ли удастся.

Преимущества работы с нами:

• наличие аппаратного и программного обеспечения для создания любых электронных архивов;
• квалифицированный и опытный персонал;
• создание архива в полном соответствии с потребностями клиента;
• различные формы оплаты и льготные условия для постоянных и оптовых заказчиков;
• низкие цены.

Если у вас возникли вопросы или предложения — обращайтесь в компанию «Архивный Эксперт». Мы будем рады ответить на все ваши вопросы. Звоните нам по телефону, указанному в верхней части страницы, или по электронной почте электронное письмо.