Сканирование документов — это современный метод обработки документов, позволяющий решить ключевые проблемы работы с бумажными носителями возникающие практически всегда. Поиск документов, хранение документов, быстрый доступ к необходимой информации. По сложившийся практике проектов, затраты на оцифровку и сканирование документов при объеме 100000-150000 листов окупаются в течение одного двух месяцев. При меньшем количестве ещё быстрее. Так же большим преимуществом использование документов после сканирование является возможность распечатывание одного и тоже документа в неограниченном количестве.
Хотите ускорить поиск и работу с документами
Используйте самые современные методы работы с документами, и Ваши сотрудники перестанут быть вынуждены искать необходимую информацию в огромных папках, которыми завалены шкафы, то эффективность их работы вырастет минимум на 50%. Сканирование документов поможет решить эту задачу в кратчайшие сроки.
Что нужно знать перед началом сканирования
Где будут храниться документы. Нужно определить где в дальнейшем будут храниться электронные документы. Это могут как программы электронного архива и электронного документооборота, так и просто всевозможные накопители включая облачные хранилища информации.
Требуется ли поиск в дальнейшем. После сканирования документы фактически становится в виде картинки (за исключением случаев когда применяется специальные программы по распознаванию). Когда таких картинок десять тысяч, то возникает вопрос как найти такие документы. В обычной практике это реализуется через индексирование документов.
Глубина индексирования после сканирования. Чем больше параметров после сканирования присваивается документу, чем больше процесс дорожает и затягивается. Так на пример при задаче ввода данных по параметрам: дата документа, названия, контрагент,№. Средняя скорость индексирования будет пятьсот документов в день. Так при параметрах: дата документа, названия, контрагент, номер, дата окончания договора, предмет, примечание. Скорость может упасть до трехсот документов в день.
Стоимость сканирования документов
Стоимость услуг сканирования определяется исходя из следующих параметров:
- Формат документов;
- Состояние документов (ветхость, возможность расшить, и т.д.);
- Количество листов подлежащих сканированию;
- Необходимость дополнительной обработки или индексации отсканированных документов;
- Сроки исполнения работ.
Основные варианты сканирования документов
- Сканирование документов в учётные системы электронного архива, документооборота. Данная услуга позволяет отсканировать и проиндексировать документы в любые учётные системы.
- Сканирование проектной документации на широкоформатных планшетных сканерах. Документы любого формат: от А1 — до А5. Специалисты аккуратно переведут их в электронный вид, используя соответствующую аппаратуру. По вашему желанию они уберут линейку или клетку, а карандашные пометки сделают четкими и легко читаемыми.
- Двухстороннее сканирование поврежденных документов с восстановлением в цифровом виде. Из электронного исходника вы сможете сделать столько новых копий в приличном качестве, сколько будет необходимо.
- Услуги по сканированию сшитых документов. Оцифровка будет проведена в том виде, в каком вам удобнее: вы получите от сканированный материал в виде изображений или автоматически распознанного текста. После обработки программой текст будет обработан сотрудниками «Архивный Эксперт», поэтому вам на руки выдадут документы в состоянии, идентичном физическому исходнику.
- Сканирование документов с автоматическим распознаванием текстов. С помощью специальной программной разработки текст на электронных изображениях документов распознается автоматически. Подобный подход позволяет вам быстро получить документы в текстовом виде. Кроме русского текста, программа распознаёт еще несколько иностранных языков, «понимает» таблицы и введенные формулы.
Работы по сканированию документов могут проходить как на территории заказчика, так и исполнителя.
Преимущество работы с нами
- Возможность выезда к клиенту для проведения работ на месте;
- Наличие собственного специализированного оборудование и программного обеспечения;
- Накопленный опыт по работе с документами;
- Наличие полного комплекса дополнительных услуг по обработке документов: распознавания, индексация в любые программы.
Мы организуем качественное сканирование и составим для при необходимости электронный реестр документов, где любую бумагу можно будет найти в считанные секунды. Причём найти по удобному Вам признаку: названию, виду документа, дате его составления. Никакой зависимости от сторонних организаций и «человеческого фактора»: все бумаги останутся при Вас.
