Электронный архив

Сохранить и сберечь информацию для будущих поколений – наша основная задача. Технология хранения документов в электронном виде является решением многих проблем. Современное оснащение зарубежных архивов, музеев и библиотек позволяет не только физически сохранять информацию, но и предоставляет широкие возможности для их использования в Интернет-пространстве.

В нашей стране предприятия только начинают переводить свои знания в электронный вид. Наша компания держит руку на пульсе – к вашим услугам самые последние разработки в области создания и ведения электронного архива. Для обработки документов используется высокопроизводительная техника: поточные сканеры, мощные рабочие станции и специально разработанное ПО, адаптированное к специфике российского бизнеса. Электронный архив позволяет упростить или вовсе отказаться от некоторых операций, связанных с хранением, полным уничтожением документов и переплётными работами. Архивные услуги, оказываемые нашей компанией, позволяют легко и просто использовать электронный архив.

Для чего создаются электронные архивы?

• Для экономии пространства. Бумажный архив можно вывезти на внеофисное хранение и пользоваться только электронными версиями документов. 
• Для защиты информации. Электронные носители защищают документы от физического уничтожения, случайной или умышленной порчи, а также от влияния времени. При необходимости уничтожения электронных документов это сделать легче, чем с бумажными носителями.
• Для создания единой базы данных компании. Большинство информации хранится на разных носителях и в разных форматах, в архивах электронной почты или вообще существует только в бумажном виде. Электронный архив позволит объединить все данные в единую систему и избежать проблем с уничтожением документов. 
• Для повышения эффективности работы с корпоративными ресурсами. Вся база знаний компании будет доступна сотрудникам в реальном времени, тем самым организуя и облегчая рабочий процесс и архивные услуги нашей компании.

Создание электронного архива происходит в несколько этапов:

• Подготовка документов к сканированию. Сортировка и определение срока хранения документов. 
• Поточное сканирование документов. Для этого используются специальные промышленные сканеры, позволяющие обрабатывать сразу крупный объем бумажных копий. 
• Сохранение и обработка полученных графических образов – распознавание текста и оформление изображений. 
• Регистрация документов в системе и привязка образов к записям учетной системы (индексация документов). Ввод соответствующих реквизитов, облегчающих последующий поиск документа в системе.

Специалисты из «Архивный Эксперт» следят за последними нововведениями в сфере электронного хранения документов. Вам будет предоставлен полный комплекс услуг по созданию электронного архива, отвечающему международным стандартам архивного дела.

Электронный архив — это решение, позволяющее сделать работу с документами проще и продуктивнее, благодаря иерархичной системе доступов, моментальному поиску по документам и доступности из любой точки земного шара.

Удобство пользования электронным архивом достигается за счет его слаженной упорядоченной структуры.

Каждый электронный архив состоит из обязательных подсистем:

1. Подсистема ввода. Она предназначена для преобразования бумажных документов в электронный вид. Обычно состоит из устройств сканирования и станций обработки и регистрирования входящих документов.

2. Подсистема оперативного хранения. Здесь накапливается информация перед записью на долгосрочное хранение документов. А также хранение часто используемых документов

3. Подсистема долгосрочного хранения. В ней хранятся документы, доступ к которым требуется очень редко. Эта подсистема предназначена для хранения очень больших объемов данных.

4. Подсистема приложений. Представляет собой совокупность всех пользовательских компьютеров, на которых установлено специальное ПО. С помощью него происходит доступ в архив и становится возможным просмотр и работа с документами.

5. Подсистема вывода (тиражирования). Это не что иное, как принтеры различных форматов, с помощью которых можно распечатать любой требуемый документ: от небольшой платежки до огромного чертежа.

Доступ к серверу архива с компьютера пользователя происходит посредство локальной сети предприятия. Удаленные пользователи также могут получить доступ к внутренней сети, если администратор системы предоставит им доступ.

Электронный архив физически занимает совсем немного места, а по сравнению с многокомнатным хранилищем, полным шкафов с папками, и вовсе незаметен. А для расширения архива вам потребуется всего лишь увеличить дисковое пространство, структура базы при этом будет сохранена.

Файловая структура архива также довольно проста. Она состоит из папок и каталогов, привычных и удобных для пользователей, пользующий операционной системой Windows.

К примеру, архив бухгалтерской документации может состоять из папок входящей и исходящей документации, в которых находятся папки со счетами, актами и т.д. за каждый период (день, месяц, квартал, год).

Для архива проектной документации характерным будет разделение по проектам и объектам.
Такая структура архива способствует наиболее продуктивной работе с ним. Даже тем пользователям, кому ранее не приходилось иметь дело с электронным архивом, работать с ним будет просто, затратив минимальное количество времени на обучение.