Организация архива электронных документов

Итак, вы решили создать для своей организации электронный архив.
Прежде всего, необходимо решить, какой вид архива вам нужен. Архивы подразделяются в зависимости от типа документов.

Существуют:

• архив для хранения проектных документов
• архив для хранения финансовых документов
• архив для хранения кадровых документов
• архив для хранения юридических документов
• архив делопроизводства

Если у вас крупная организация, то необходимо организовать все вышеперечисленные архивы. Это упорядочит документооборот, позволит вам контролировать работу каждого подразделения в отдельности, а также обеспечит надежное хранение документов.

Наш архивный центр специализируется на создании электронных архивов для хранения всех типов документов.

Организация архива электронных документов происходит по отработанному сценарию, состоящему из нескольких этапов:

Первый этап организации электронных документов
Согласование с вами структуры будущего архива. Далее идет сбор документов, их сортировка и подготовка к сканированию. На данном этапе квалифицированные сотрудники отбирают необходимые для архивации документы, оценивают важность и сроки хранения каждого.

Второй этап: сканирование документов
При помощи промышленной копировальной техники, позволяющей обрабатывать сразу большое количество бумажных копий, даже самый объемный архив превратиться в аккуратные электронные файлы в самые короткие сроки.

Третий этап: поточный ввод данных в систему
На этом этапе происходит регистрация каждого документа. Для него создается описание и определяется его связь с остальными документами. Например, для бухгалтерских документов: все акты и счета будут связаны с соответствующим договором. Связь можно будет легко проследить, сделав пару кликов мышкой.

Заключительная часть: настройка и запуск системы
Система устанавливается на предприятии и настраивается доступ к серверам архива со всех рабочих мест. На этом этапе необходимо определить уровень доступа к архиву каждого сотрудника.
В результате вы получаете слаженную и организованную систему для надежного хранения всех существующих документов организации.

Данная система позволит вам:
• быстро находить требуемые данные;
• формировать пакеты документов для налоговых и аудиторских проверок;
• передавать документацию по назначению в максимально короткое время и в полном объеме;
• защитить данные от несанкционированного доступа.

Организация архива электронных документов – выгодное решение для наведения порядка в делах.