Итак, вы решили создать для своей организации электронный архив. Прежде всего, необходимо решить, какой вид архива вам нужен. Это упорядочит документооборот, позволит вам контролировать работу каждого подразделения в отдельности, а также обеспечит надежное хранение документов. Наша компания специализируется на организации и создании электронных архивов для хранения всех типов документов.
Основные типы электронных архивов:
- проектных документов;
- финансовых документов;
- кадровых документов;
- юридических документов;
- архив делопроизводства;
Архивы подразделяются в зависимости от типа документов. Если у вас крупная организация, то необходимо организовать все вышеперечисленные архивы.
Этапы организации архива электронных документов
Первый этап организации электронных документов. Согласование с вами структуры будущего архива. Далее идет сбор документов, их сортировка и подготовка к сканированию. На данном этапе квалифицированные сотрудники отбирают необходимые для архивации документы, оценивают важность и сроки хранения каждого.
Второй этап: сканирование документов. При помощи промышленной копировальной техники, позволяющей обрабатывать сразу большое количество бумажных копий, даже самый объемный архив превратиться в аккуратные электронные файлы в самые короткие сроки.
Третий этап: поточный ввод данных в систему. На этом этапе происходит регистрация каждого документа. Для него создается описание и определяется его связь с остальными документами. Например, для бухгалтерских документов: все акты и счета будут связаны с соответствующим договором. Связь можно будет легко проследить, сделав пару кликов мышкой.
Настройка и запуск системы
На этом этапе необходимо определить уровень доступа к архиву каждого сотрудника. В результате вы получаете слаженную и организованную систему для надежного хранения всех существующих документов организации, с возможностью работы с любой точки мира.
Данная система позволит вам:
- быстро находить требуемые данные;
- формировать пакеты документов для налоговых и аудиторских проверок;
- передавать документацию по назначению в максимально короткое время и в полном объеме;
- защитить данные от несанкционированного доступа.
Организация архива электронных документов – выгодное решение для наведения порядка в делах.
