Какое оборудование нужно использовать при сканировании документов

Для каждой организации хранение бумажных документов является достаточно сложной задачей, которая, требует также наличия большого пространства и соответствующих помещений. Далеко не все компании могут позволить себе выделять под хранение документов большие площади и отдельные помещения. Кроме того, бумажный архив – это множество неудобств, связанных с управлением документов, а также риск утери важной документации. Именно поэтому, сегодня неотъемлемой частью делопроизводства является перевод документов в электронный формат, для чего требуется соответствующее оборудование для сканирования документов.

Создание электронных копий документов

Создание электронных копий документов путем их сканирования – это отличное решение, позволяющее избавиться от множества проблем хранения документации и управления ею. Электронный архив удобен в использовании, обеспечивает быстрый и легкий доступ к нужным документам, а также исключает возможность утери документации. Кроме того, для хранения документов в электронном виде не требуются большие площади и отдельные помещения, что является одним из главных преимуществ электронного архива. Однако, для перевода важных бумаг фирмы необходимо соответствующее оборудование для сканирования документов, которое может быть различным в зависимости от типа документации и масштабов сканирования. На крупных предприятиях и фирмах с высоким документооборотом используется поточное сканирование, которое обеспечивает работу с документами в пакетном режиме.

Такая система работы позволяет получить сразу несколько преимуществ:

• полная автоматизация процесса перевода документов в электронный тип;
• сокращение времени на создание электронного архива;
• снижение трудозатрат и многое другое.

При поточном сканировании перевод документов происходит в несколько этапов:

• сканирование;
• распознавание полученной информации;
• верификация данных с их последующей коррекцией;
• экспорт данных.

Оборудование для сканирования документов

Для проведения подобных операций необходимо соответствующее оборудование для сканирования документов – специальные сканеры, оснащенные системой автоматической подачи документов и их распознавания. Такое оборудование обеспечивает высокую скорость обработки документов и в разы повышает эффективность документооборота. Кроме того, такие документарные сканеры могут быть различных размеров, что зависит от типа документов. Могут быть использованы как широкоформатные сканеры для обработки широкоформатных документов, так и стандартное оборудование. В случаях, когда требуется сканирование небольшого количества стандартных документов, может быть использован обычный офисный сканер, подходящий для небольшого объема работы.

Услуги и оборудование от профессионалов

Наша компания предлагает услуги по потоковому, широкоформатному и стандартному сканированию документов и созданию электронного архива. Соответствующее оборудование для сканирования документов, высокий профессионализм и большой опыт наших сотрудников – эти и другие преимущества позволяют нам оказывать качественные услуги и в короткие сроки.