Система управления электронным архивом

Еще недавно ваш архив занимал целый этаж, и в него не решались заходить сотрудники, опасаясь быть потерянными в лабиринтах шкафов. А сейчас, благодаря слаженной работе опытных специалистов из архивного центра, он превратился в несколько гигабайт на дисковом пространстве мощного сервера. Теперь любой сотрудник может найти документы даже пятилетней давности, не рискуя быть заваленным тяжелыми папками и рассыпавшимися договорами.

Простой и быстрый доступ к аккуратно структурированным файлам обеспечивает система управления электронным архивом. Она разработана нашим архивным центром для легкой и продуктивной работы с документами, строящейся на определении и решении каждой конкретной задачи. Автоматизация процесса хранения документов избавит вас от множества хлопот, в том числе и проблем с корректным уничтожением документов.

Основные функции систем управления электронным архивом:

• Автоматизация процессов ввода-вывода информации. Все действия контролируются системой.
• Каталогизация и структурирование данных. Отсканированные документы распределяются по соответствующим папкам, составляющим общую логичную структуру.
• Регистрация. Вносимые в архив документы снабжаются необходимыми реквизитами;
• Разнообразные параметры поиска: по реквизитам, по контексту и т.д. Вы найдете документ, даже если не знаете его точного названия или даты;
• Информационно-аналитический поиск. Возможность создавать выборки и проводить комплексный анализ;
• Контроль доступа в систему. В том числе и удаленных пользователей из филиалов и региональных представительств. Ни один злоумышленник не попадет в вашу систему;
• Надежность хранения информации. Документы защищены от несанкционированного удаления. Вы также можете скрыть часть информации документа для некоторых групп пользователей.
• Предоставление отчетности. Система может сохранять сложные запросы и отчетные формы. Также есть возможность подборки пакетов документов.
• Ведение статистики. Отслеживается доступ к каждому документу и все вносимые изменения.
• Создание и учет выданных копий. Вы сможете видеть информацию о каждом затребованном документе.

Чтобы система управления работала исправно, специалисты нашего архивного центра установят, настроят, запустят и протестируют ее. Они помогут вам разобраться во всех тонкостях работы с системой и обучат ваших сотрудников.

Система управления электронным архивом позволит вам не просто автоматизировать процесс хранения документов, но и лично контролировать работу архива: вы сможете смотреть кто, когда и какую информацию добавлял в архив, оценивать ее уместность и своевременность.