Ведение электронного архива
Помимо создания электронного архива, наша компания рада предложить Вам дополнительную услугу - ведение электронного архива. Эта услуга наиболее востребована крупными организациями, в которых процесс документооборота поставлен на широкую ногу и, соответственно, ежедневно накапливаются большие объемы документации, требующей систематизации.
После автоматизации документооборота и создания электронного архива многие крупные фирмы и предприятия предпочитают предоставить ведение электронного архива всё тем же опытным специалистам архивного дела. В большинстве случаев пользование подобной услугой оказывается экономически оправданно и более эффективно, чем самостоятельное ведение электронного архива. В организациях, где количество сотрудников исчисляется сотнями, слишком много времени будет истрачено на их знакомство с программой электронного архива, особенностями систематизации данных. При столь широком доступе к архиву возможна утечка важной информации, а также не исключено допущение системных ошибок при работе с архивом неподготовленных сотрудников.
Особенно это важно для любой экономической документации, а также для уникальных проектно-конструкторских документов. Таким образом, профессиональное ведение электронного архива позволяет сохранить всю документации Вашей организации в целости и структурном порядке, экономит Ваше время и время Ваших сотрудников, гарантирует конфиденциальность хранящейся информации.
Услуга ведения электронного архива включает в себя оцифровку бумажных документов и регистрацию всех новых электронных документов в программе архива. Ведение электронного архива осуществляется регулярно, по договоренности с клиентом.
Конечно же, для малых фирм, в которых объемы документооборота и архивных документов невелики, в которых работают исключительно проверенные сотрудники, пользование услугой профессионального ведения электронного архива совершенно не целесообразно. Сотрудникам таких фирм проще самостоятельно вести электронный архив, тем более, если в условиях их работы этот процесс не будет отнимать большое количество времени. После того, как наши специалисты создадут для Вашей фирмы электронный архив, они с удовольствием обучат Ваших сотрудников всем тонкостям и нюансам ведения электронного архива для облегчения процесса долговременного хранения документов.