Архивная опись – это своеобразный справочник, необходимый каждому архиву. В архивной описи систематизируется разнородная информация, хранящаяся в архивном хранилище. Но современные компании не останавливаются только на бумажном варианте архивных описей, а создают электронные описи дел.
Электронная опись дел как интерактивный справочник
Электронная опись дел – это интерактивный справочник. В электронной описи дел содержится гораздо больше информации, чем в ее бумажном варианте, но интерпретировать эту архивную информацию гораздо проще. Естественно, и доступ к электронной описи гораздо быстрее и понятнее.
Создание электронной описи
При создании электронной описи дел формируется электронный информационный ресурс, представляющий собой графические образы архивных документов (описей-первоисточников) и файлы базы данных, на основе которых ведется поиск по электронному архиву описей. Очень важно, что в ходе проведения работ структура, состав и вид описей-первоисточников не изменяется. При создании электронной описи может производится индексация файлов, содержащих графические образы документов. Таким образом, записи базы данных электронного архива однозначно идентифицируются с оцифрованными графическими образами, что оптимизирует процесс хранения документов.
Выгода от создания электронной описи дел:
- быстрый доступ к архивным описям;
- быстрый поиск документов;
- оптимизация работы архива.
Почему лучше обратится к профессионалам
Как показывает практика, для того что бы качественно сделать электронную опись дел, нужно уметь пользоваться многими видами программ для создания электронной описи, а так же знать массу нюансов. Так же на это уходит очень много времени, поэтому необходимо нанимать новых сотрудников, которые будут заниматься данной процедурой, или отвлекать работников от своих прямых обязанностей. Согласитесь в сегодняшних реалиях это не приемлемо. Поэтому для создания электронной описи дел лучше всего обратиться в специализирующуюся на этом компанию. Это не только сэкономит ваше время, но и деньги, которые вы платили бы новым сотрудникам.
Услуги специалистов
Наши специалисты обладают большим опытом создания электронных описей дел. Мы делаем работу быстро и качественно. Задать вопрос специалисту вы можете здесь info@archivexpert.ru или по телефону 8(495) 226-16-67
