Управление документами
Управление документами
Архивный Эксперт предлагает услуги по оптимизации управления документами. Для решения проблемы управления документами мы разработали комплекс решений по управлению документами на бумажных носителях и информационную систему для управления документами на электронных носителях
До внедрения информационной системы, осуществляемой нашими специалистами, мы разрабатываем вместе с заказчиком техническое задание. Одним из основных преимуществ управления документами в нашей компании является гибкость, а именно нашу программу всегда можно модернизировть под требования, необходимые для клиента.
Этапы оптимизации и управления электронными документами:
• Исследование текущей ситуации - типы документов, их координации и обработки потоков, доступа к документам и т.д.
• Разработка решения, структуры, которая настраивается на потребности клиента
• Введение системы управления документами
• Поддержка и дополнения в систему в зависимости от потребностей клиента
Что даст Вам электронное управление документами:
1. Оптимизация хранения документов - сотрудники имеют доступ к документам через веб-страницу. Эти документы хранятся на едином сервере.
2. Обработка входящей-исходящей корреспонденции.
3. Регистрация и распределение заказов.
4. Учет и распределение внутренних документов.
5. Электронные координационные соглашения. Ответственный сотрудник проверяет документы и система дает ему регистрационный номер (единый реестр документов устанавливается). В момент документ находится на месте, а дальнейшая обработка данных осуществляется только в электронном виде - например, распространение или координациия документа. Все варианты этого документа (например, если несколько версий документа, как в ходе процесса координации), хранятся в едином электроном хранилище. При необходимости, любой работник, который имеет право на использование информационной системы и доступ к соответствующему типу документа, может получить к нему доступ. Система хранит информацию о всех совершаемых действиях с конкретным документом (в том числе и об уничтожении любых документов).
Результат внедрения системы по управлению документами
• Ускорение работы процессов, меньше времени будет потрачено на координацию и согласование документов
• Возможность поиска местонахождения этого документа в его циркуляции потока, контроль и управление над созданием новой версии документа, удобно и быстро
• Возможность предоставления рабочих задач
• Возможность создания истории документов в единое электронное хранилище
• Возможность использования электронной подписи
Кроме того, планируется преобразовать в электронный вид процесс управления документами до такой степени, что количество бумажных документов будет сокращаться до минимума.
Заказать бесплатный выезд специалиста вы можете здесь info@archivexpert.ru или по телефону (495) 226-16-67