Утилизация документов

Уничтожение документов компаний выполняется по следующей схеме:

- Сбор рабочих документов для уничтожения в специальные контейнеры, установленные на местах. Выделение из архивного фонда документов, подлежащих уничтожению, путём проведения экспертизы архивной ценности.
- Организация защищённого хранения документов на территории организации до вывоза и уничтожения (касается архивных дел с истёкшим сроком хранения).
- Погрузочные работы в присутствии специалистов вашей компании и специалиста сторонней архивной компании.
- Транспортировка документов (макулатуры) на транспорте архивной компании до терминала.
- Уничтожение документов на специальном оборудовании с высокой степенью надёжности и конфиденциальности.

Конечное уничтожение документов может при желании выполняться в присутствии представителя вашей компании.
- Оформление документации, в частности, акта об утилизации документов.

Отметим, что некоторые компании специализируются на вывозе макулатуры и её последующей переработке (и, соответственно, выполняют большие объёмы работы бесплатно: прибыль они получают за счёт передачи бумажной массы на производство), а другие - именно на конфиденциальности и высокой надёжности. Также обращаем ваше внимание, что отечественный рынок уничтожения документов отличается рядом особенностей, в частности, крайне желательным сопровождение документации "от и до".

В качестве примера неправильно организованного уничтожения документов можно привести историю одной компании, с удивлением узнавшей, что документы из её архивного фонда рабочие цеха по переработке макулатуры используют в бытовых целях, а наиболее интересные оставляют почитать или даже забирают к себе домой чуть ли не в качестве сувенира. Разумеется, такое совершенно неприемлемо для серьёзных игроков рынка, но всё же изредка встречается. Совет: не гонитесь за дешевизной и старайтесь выбирать партнёров, которым вы можете 100% доверять. Разумеется, архивисту не стоит забывать лично следить за уничтожением документов.