Услуги архивариуса

 Услуги архивариуса

Основными услугами архивариуса (или же сторонней архивной компании) принято считать:
- Депозитарное хранение документов и их архивацию.
- Своевременную передачу соответствующих документов в госорганы.
- Оцифровку документов (перевод из бумажной в электронную форму).
- Проектирование и создание архивов (в том числе, электронных архивов).
- Проведение экспертизы ценности документов.
- Своевременное и качественное уничтожение документов с истёкшим сроком хранения.
- Организацию переплётных работ (сшивки документов).
- Консультирование по любым вопросам работы архива.

Специфика работы различных компаний, требуются различные подходы при проектировании и реализации архива. Так, услуги архивариуса могут требоваться с исполнением нескольких основных приоритетов:
1. Стабильности и надёжности. Это приоритет для тех компаний, которые вынуждены хранить большие объёмы документации, пока срок её хранения не истёк. Решаемая задача - аутсорс хранения и оптимизация собственной работы. Услуги архивариуса осуществляются по варианту "сдали документы - больше о них не беспокоимся".
2. Структурированности архива и оперативности доступа к документам. Услуги архивариуса с такими приоритетами востребованы в тех компаниях, где база данных дел составляет одну из основных сфер работы, то есть сама деятельность компании напрямую зависит от архива.
3. Безопасности и конфиденциальности. Услуги архивариуса с акцентом на высокий уровень защиты востребованы при работе с секретной документацией, а также документами, представляющими ценность для третьих лиц.
4. Возможностей аналитики и построения схем сортировки. Услуги архивариуса подобного рода обычно относятся только к электронным архивам компаний, занимающихся глубоким анализом данных. Примером могут служить маркетинговые центры, основной продукт работы которых - анализы рынка.

Услуги архивариуса третьей компании обычно так или иначе отвечают всем вышеперечисленным требованиям. Для кого-то важнее экономичность работы по первой схеме, а кто-то превыше всего ставит безопасность. Соответственно, для первой компании цена услуг архивариуса будет являться определяющим фактором при выборе, а для второй, к примеру - наличие охраны и её организация. При выборе электронного архива на первое место обычно выходят аналитические возможности и автоматизация большинства процессов.