Архивирование документов ликвидированных организаций

Архивирование документов ликвидированных организаций

Основными нормативными актами, определяющими порядок дальнейшего хранения документов ликвидированных организаций, являются Закон о Банкротстве и Закон об Архивном деле.
По истечению сроков хранения после работы ликвидационной комиссии происходит уничтожение документов. Документы временного хранения с не истекшими сроками хранения и документы по личному составу архивируются и передаются в муниципальный архив. Если иное не предусмотрено Уставом предприятия.

Под документами по личному составу имеются в виду:
1. приказы о приеме, перемещении, увольнении, поощрении, персональных надбавках, компенсациях за совмещение, отпусках по уходу за ребенком до достижения им 3 лет, длительных и зарубежных командировках работников;
2. личные карточки работников;
3. лицевые счета по зарплате работников;
4. личные дела работников;
5. акты о несчастных случаях на производстве;
6. алфавитные списки работников и другие документы с 75 летним сроком хранения.

В случае ликвидации организации негосударственной формы собственности в Москве документы по личному составу архивируются и передаются на хранение в Главархив.

Документы постоянного хранения в организациях негосударственной формы собственности - это:
1. учредительные документы (Устав, положение об организации, свидетельство о государственной регистрации и др.);
2. протоколы собраний учредителей;
3. приказы по основной деятельности;
4. штатные расписания;
5. годовые бухгалтерские балансы (отчеты о финансово­-хозяйственной деятельности) и ликвидационный баланс;
6. годовые статистические отчеты;
7. переписка по основным вопросам деятельности.

Обязанность по упорядочению(архивации) документов ликвидированных организаций лежит на ликвидационной комиссии (ликвидатор).

Документы постоянного хранения и по личному составу архивируются и передаются архив на постоянное хранение в упорядоченном состоянии по описям.
В процессе архивации документов на документы с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении их к уничтожению, который вместе с описями также передается в архив. Только после передачи документов на хранение ликвидируемая организация получает из архива справку о том, что документы переданы на государственное хранение, после чего можно приступать к оформлению процедуры ликвидации организации.

А теперь определимся с таким понятием как правильная архивация документов. Это понятие означает, что документы, поступающие на государственное хранение, должны быть:
1.  с архивированы по правилам;
2. переплетены;
3. оформлены в соответствии с архивными требованиями (пронумерованы, составлены заверительные надписи, в необходимых случаях составлены внутренние описи (прим. Личные дела), оформлены реквизиты обложек дел);
4. на переплетенные и оформленные документы должны быть составлены сдаточные описи;
5. к описям составляются историческая справка и предисловие.

Таким образом, первым этапом по подготовке документов ликвидированных организаций к передаче на государственное хранение является формирование дел.
В случае, если организация ликвидируется, а номенклатуры дел в организации никогда не было, необходимо провести тщательную экспертизу научной и практической ценности документов организации за все годы ее существования и сформировать дела, исходя из основных требований формирования дел, в частности, дело формируется из документов одного вида одного срока хранения за один календарный год.

Специалисты АЭ квалифицированно окажут помощь по архивированию (архивации) с последующим хранением документов.