г. Москва, ул. Красноармейская, д. 4 +7 495 226 16 67 info@archivexpert.ru

Cканирование документов перед передачей в архив

В каких случаях документы хранятся на предприятии, а в каких — передаются в сторонний архив? Нужно ли вообще расставаться с документами, или лучше держать их при себе «на всякий пожарный случай»? А если всё же передавать бумаги на хранение, то стоит ли заранее произвести сканирование?

Эксперты отвечают: расставаться с документами можно и нужно

Во-первых, их можно передать в специальную организацию на внеофисное хранение. И тем самым освободить офисные площади, шкафы и стеллажи. При нынешней дороговизне аренды офисов это огромный плюс. Главное — чтобы компания-помощник обладала хорошей репутацией и гарантировала сохранность документов.

А во-вторых, некоторые бумаги фирмы в обязательном порядке подлежат передаче в архив, на этот раз — государственный. Эта мера необходима, если предприятие было ликвидировано, в этом случае передаются в архив документы по личному составу. И документы временного хранения, срок которых не истек.

Но передовая документы на хранение мы становимся от них дальше

Теперь, чтобы получить понадобившуюся бумагу, придётся осуществить целый круг действий:

  • Отправить запрос на необходимый документ;
  • дождаться, когда сотрудник хранилища произведёт поиск этого документа;
  • в тех случаях, когда сканирование недоступно — дождаться курьера с документом.
Получается так: документы, вроде бы, Ваши, но Вы уже над ними не хозяин.

Cкорость и поиск

Во-первых, процесс получения нужной бумаги слишком долог. А ведь она может понадобиться срочно — скажем, во время решающего разговора с потенциальным инвестором или деловым партнёром.

А во-вторых, в любой момент может сработать «человеческий фактор»: поиск бумаги в архиве затянулся, сканирование временно невозможно и т.д.

Как же сократить цепочку получения нужных данных?

Выход есть: нужно заранее произвести сканирование документов, и лишь затем передать их сторонней организации. Так Вы получите собственный электронный архив, не зависящий от других людей и обстоятельств.

Плюсы сканирования очевидны: 

  1. Отпадает надобность в запросах на доставку понадобившихся Вам бумаг из хранилища;
  2. Количество дополнительных услуг уменьшается, а значит, Вы экономите средства.
  3. После сканирования на поиск нужного документа уходит всего 20-30 секунд;
  4. У Вас всегда готов ответ на вопрос налоговой, которая в 95% случаев требует копии документов.
  5. Вы полностью застрахованы от форс-мажорных обстоятельств, которые могут повредить или уничтожить документы в стороннем хранилище.

Работа специалистов

Все эти плюсы сканирование приносит только в том случае, если оно произведено на современном цифровом оборудовании. Но хорошая техника — это ещё не всё: нужна точная, слаженная работа специалистов. Такая задача, как сканирование бумаг, кажется простой лишь на первый взгляд. Она требует постоянного внимания и кропотливой проверки каждого изображения. Нечёткая подпись, «отрезанный» край листа — и качество сканирования потеряно. Кроме того, непрофессионал неспособен ко всем плюсам сканирования добавить ещё и чёткую систематизацию оцифрованных документов.

Грамотно выстроить архитектуру электронного архива сможет только специалист с серьёзным опытом.

Именно из таких специалистов состоит коллектив компании «Архивный Эксперт». Если Вам предстоит сдать документы на хранение, но Вы хотите иметь к ним круглосуточный доступ — обязательно воспользуйтесь нашей помощью.

Что предлагает «Архивный Эксперт»

Мы организуем качественное сканирование и составим для Вас автономный электронный архив, где любую бумагу можно будет найти в считанные секунды. Причём найти по удобному Вам признаку: названию, виду документа, дате его составления. Никакой зависимости от сторонних организаций и «человеческого фактора»: все бумаги останутся при Вас.

    Узнать стоимость

    Ваше имя*
    Телефон
    EMAIL*
    Город
    Сообщение
    Обратный звонок

      Ваше имя*

      Ваш телефон*

      ×