Экспертиза ценности документов

Услуги проведения экспертизы ценности документов в архиве? Что скрывается за громким определением «экспертиза ценности документов в архиве»? Когда и зачем бывает нужна такая процедура? Может ли её провести непрофессионал? Что делать после экспертизы? Постараемся ответить на эти вопросы.

Процедура экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов — это сложная, многогранная процедура, которая позволяет:

1. Определить сроки хранения документов;
2. Отобрать бумаги, подлежащие  длительному хранению;
3. Выявить документы, подлежащие уничтожению;
4. Подготовить дела для передачи в архив.

Что же такого сложного в процедуре?

Почему бы её не осуществить рядовому сотруднику фирмы? Казалось бы, сиди и просматривай сроки хранения бумаг и раскладывай их по нескольким стопкам — вот и всё. Но на самом деле всё не так просто. Если доверить проведение экспертизы ценности документов непрофессионалу, ошибок не избежать, а как в следствие переделок и штрафов.

Во-первых, все документы, накопленные фирмой за долгое время, необходимо грамотно систематизировать. Для этого бумаги нужно рассматривать не по отдельности, а комплексно, как если бы предприятие было единым организмом. Согласитесь, даже гений не удержит в памяти такое количество информации. А тем более — не сможет этой информацией оперировать. На это способна только совершенная, отлаженная система. Вот почему экспертизу ценности документов в архиве должны организовать опытные профессионалы. Это позволит идеально чётко сортировать и классифицировать огромное количество бумаг.

Во-вторых, при самостоятельной организации экспертизы ценности документов не избежать досадных ошибок и неточностей. Скажем, типичная оплошность — не анализировать каждый документ, а лишь просматривать названия папок. Это огромная ошибка, ведь внутри любой папки могут оказаться бумаги, совершенно несоответствующие её названию. В таком случае документы нельзя будет никуда сдать, или уничтожить, так как содержимое не будет соответствовать результатам сделанной экспертизы.

Такими документами могут быть:

• бумаги с повторяющимся содержанием;
• бумаги, не подлежащие уничтожению;
• некорректно составленные документы;
• черновики, по ошибке оставленные в деле;
• отдельные документы, подлежащие обязательной передаче в ведомственный или государственный архив и т.д.

Типичные ошибки экспертизы ценности

Ещё один типичный просчёт — ошибочное определение сроков хранения договоров. Ведь договора часто бывают длящимися во времени. А непрофессионал ориентируется не на дату окончания срока договора, а на дату его заключения. Это может происходить чисто машинально. Результат — некорректная экспертиза. Каждое дело необходимо просматривать полистно, выявляя малейшие несоответствия.

Методика экспертизы ценности документов

Тому, кто никогда не занимался проведением экспертизы ценности документов, такой методичный труд будет не под силу, даже если он старательно сконцентрирует внимание и приложит все усилия. Здесь должен работать профи, для которого работа с архивами — дело всей жизни. Помните русскую сказку, где неубранная изба наутро, как по волшебству, была чисто выметена? Именно так работает профессиональные архивисты — раскладывают всё «по полочкам» и наводят образцовый порядок. Организация экспертизы ценности документов — это тот первый шаг, который упорядочит все «бумажные дела». А значит, ускорит и упростит работу компании.
Проведение экспертизы ценности документов — одна из услуг компании «Архивный Эксперт» которая помогает предприятиям избавиться от груза лишних бумаг, отобрать все до единого ценные документы и организовать их правильное хранение. Мы компетентно поможем Вам навести полный порядок в архиве.