Аутсорсинг архива представляет собой передачу всего спектра работ, связанных с ведением архивной документации, специализированному предприятию. В отличие от сервисных услуг, имеющих разовый характер и ограничивающихся рамками какого-то определенного процесса, аутсорсинг – это абонентское обслуживание архива, включающее весь комплекс работ для его функционирования, на основании долгосрочного контракта (как правило, не менее одного года).
Ведение архива – достаточно сложный процесс, при осуществлении которого требуются не только соответствующие знания и опыт, но и профессиональное материальное обеспечение. Сюда входит специализированная техника (например, высококачественные сканеры), соответствующее программное обеспечение (для сортировки документов, их поиска, учета и т. д.), а также грамотно обустроенные помещения для хранения материалов.
Безусловно, вы можете выделить средства и персонал для организации и работой с архивом самостоятельно, однако, будет ли этот шаг рентабельным для вашего предприятия?
Вот только несколько минусов данного подхода:
- Нанимая дополнительных сотрудников, вы принимаете на себя затраты по выплатам с них в пенсионный фонд (34%), а также отпускных пособий, больничных и т.д. Аутсорсинг архивистов позволит вам этого избежать, поскольку все эти выплаты производятся нашей компанией, вы же платите исключительно за абонентское обслуживание архива, т. е. только «зарплату».
- При создании собственного архивного «подразделения» вам потребуется постоянно контролировать работу персонала, «вникать» во все нюансы и подробности работы сотрудников. А это затраты времени, сил и, нервов. В случае с абонентским обслуживанием архива контролирующим органом становится наше предприятие. И, поверье, нам выгодно, чтобы ваш архив выл в полном порядке.
- Также сотрудничество с компанией «Архивный Эксперт» избавит вас от затрат на приобретение оборудования и программного обеспечения, без которого эффективная работа архива просто невозможна.
- Нам, вы можете доверить работу любой сложности. Наши специалисты – высококлассные профессионалы, каждый из которых работает в собственной сфере. Соответственно, в зависимости от направленности предприятия, мы подберем вам соответствующий персонал.
- Мы работаем равно с бумажными и с электронными архивами. При необходимости наши сотрудники систематизируют существующий бумажный архив и проведут весь комплекс мероприятий по его переводу в электронный.
Выгоднее работать с профессионалами
Как видно, аутсорсинг архивистов – удобное и профессиональное решение вопроса по документообороту каждого предприятия. Позволяющее также существенно сократить производственные затраты. Кроме того, нами уделяется особое внимание вопросам безопасности ваших документов, для чего существует специальное оборудование и программное обеспечение.
