Вопрос-Ответ

Бесспорно, услуги по утилизации архива очень важный и ответственный процесс. Каждое предприятие хранит в архиве множество документов. Это может быть юридическая документация, бухгалтерская отчетность, документы о сделках торгового или другого характера. Некоторые документы содержат информацию, которая не подлежит огласке и лежит под грифом «секретно». Однако в определенный момент возникает необходимость утилизации архивных документов. Этот процесс происходит по строго утвержденному порядку.

Во-первых, создается специальная комиссия, в которую входят следующие сотрудники предприятия:

• руководитель предприятия или его заместитель;
  • секретарь предприятия или сотрудник службы документального обеспечения;
  • архивист;
  • главный бухгалтер;
  • представитель юридической службы данной организации;
  • представитель службы персонала.

Состав этой комиссии должен быть одобрен лично руководителем предприятия. При необходимости один или несколько членов комиссии по утилизации архивов могут быть заменены другими кандидатами. Комиссия может избираться каждый год или быть в неизменном составе. Ее задачей является установить факт истечения срока хранения некоторых документов, составить акт об утилизации документов и подготовить сами документы для утилизации.

Данный процесс  правильной утилизации необходим.

Поскольку накопление документов, у которых истек срок действия, может занимать много места в офисе.

 А это в свою очередь создает трудности с тем, чтобы разместить действительно необходимые архивные документы, да и разобраться среди такого количества бумаг порой бывает сложно. Именно поэтому и существует услуги по утилизации архива, которые и являются вторым этапом по уничтожению ненужных документов.

Утилизация может быть произведена сотрудниками предприятия самостоятельно. Это вполне допустимо, когда объем документации не большой. Чаще всего количество архивных документов, требующих уничтожения, довольно велико и, если заниматься утилизацией самостоятельно, то можно потратить на это много времени, отвлекая для этого работников, которые нужны для участия в других производственных процессах. Луше всего воспользоваться предложением профессионалов, предлагающих услуги по утилизации архива.

Компания "Архивный Эксперт" выполняет свою работу качественно и добросовестно, предоставляя услуги по утилизации архива.

Уничтожение документов производится санкционировано и в соответствии с требованиями нормативно-правовых актов. Между предприятием и нашей организацией подписывается договор, что гарантирует добросовестную и качественную работу с соблюдением сроков. Уничтожение документов производится незамедлительно, что выгодно для вас, а также данный факт предотвращает утечку конфиденциальной информации. Мы дорожим своей репутацией! Поэтому наша компания гарантирует качественные услуги по утилизации архива, предлагая самые низкие цены по этой услуге. Вы можете нам доверять!

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 5 марта 2004 г. N 04-03-11/33

Департамент налоговой политики рассмотрел письмо по вопросу применения налога на добавленную стоимость организациями, осуществляющими архивное дело, и сообщает следующее. Как правомерно указано в письме, согласно пп.6 п.2 ст.149 Налогового кодекса Российской Федерации услуги по сохранению, комплектованию и использованию архивов, оказываемые архивными учреждениями и организациями, освобождаются от обложения налогом на добавленную стоимость.
По вопросам отнесения услуг, оказываемых организацией, к архивным услугам рекомендуем руководствоваться как Основами законодательства Российской Федерации от 07.07.1993 N 5341-1 "Об архивном фонде Российской Федерации и архивах", так и Основными правилами работы архивов организаций, одобренными Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
На основании указанных Правил услуги по предоставлению справочной информации, содержащейся в архивных документах, оказываемые организацией, осуществляющей архивные услуги в соответствии с вышеуказанными Основами законодательства Российской Федерации от 07.07.1993 N 5341-1, по нашему мнению, могут быть отнесены к услугам по использованию архивов, не подлежащим обложению налогом на добавленную стоимость.
Что касается обложения этим налогом работ по технической инвентаризации объектов недвижимости, то такие работы, выполняемые организацией, по нашему мнению, к услугам по сохранению, комплектованию и использованию архивов не относятся и поэтому должны облагаться налогом на добавленную стоимость в общеустановленном порядке.

В "Перечне типовых управленческих документов, ..." (6.10.2000 г.) по поводу хранения документов есть статья: ст.155 - Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат - хранятся 75 лет.
Например, если в Вашей бухгалтерии ведутся документы: "Сводные расчетные ведомости" или "Расчетно-платежные ведомости по зарплате", то один из этих видов документов должен храниться 75 лет. Обращаем внимание, что ведомости на зачисление заработной платы – первичный бухгалтерский документ, и как таковой, должны храниться не менее 5 лет по закону «О бухгалтерском учете». Ст.155 перечня «Типовых управленческих документов» устанавливает для них те же 5 лет, и 75 лет в случае отсутствия лицевых счетов.

Историческая справка в вопросах и ответах   

Определение исторической справки. – Документ, включающий сведения о самом фондообразователе (организации, архивирующей свою документацию) и истории его архивного фонда, краткие сведения о составе, содержании документации и еще научно-справочном аппарате.

За какой период историческая она составляется?

– Хронология должна соответствовать крайним датам тех описей, что передаются архиву на хранение. При ликвидации же предприятия – за весь период его деятельности.
Имеется ли некий стандарт для таких документов? – Да, это ГОСТ Р 51141-98.

Для чего нужна историческая справка?

 – Она делает более легкой, удобной работу с архивируемыми документами предприятия.
Когда составляется? – При первой передаче документации архиву, при последующих - корректируется.

Каков состав документа?

 – Обязательно содержит разделы: истории организации (включая создание, реорганизации, назначение, структуру со ссылками на соответствующие распорядительные документы; упоминаются и предшественники предприятия, и смена его подчиненности. Анализируется масштаб деятельности фондообразователя, место в структурах экономики, культуры, обществе и указывается подведомственные организации и их состав), истории документации (структура фонда, краткое содержание - как по направлениям деятельности фондообразователя, так и по видам документации), характеристики фонда (объем документации, изменения в ней, движение документов, их сохранность, особенности формирования, систематизации). Завершается составление справки оценкой состояния фонда и его пригодности к практической работе. Документ визируется его составителем и руководителем архива.

Какие имеются трудности при написании архивной справки? – Они заключены, как правило, в нехватке документации за определенные периоды (при утере, передаче в сторонние организации, недостаточно поставленном учете, особенно в начале деятельности предприятия). Справка, составленная сразу по результатам обработки фонда, составляется намного быстрее и легче, чем по прошествии времени.

Что значит история фонда? – Второй раздел исторической справки, содержащий следующую информацию о документации фонда:
• Дате первого поступления в архив, ее объемах и крайних датах;
• Изменениях в составе, объеме фонда и причинах этого, основных категориях недостающих документов (включая даты), также результатах проведенных работ по розыску отсутствующих документов;
• Степени сохранности, физическом состоянии;
• Кратко - об особенностях формирования, систематизации, сведения о документах, выходящих за заданные хронологические границы данного фонда;
• О документах фондообразователя, переданных в другие фонды или архивы, и местах хранения;
• Об имеющихся в фонде документов иных организаций;
• О составе научно-справочного аппарата фонда;
• Об условиях получения доступа, использования документов.

Как сделать историческую справку?

ООО " Архивный Эксперт" предоставляет услуги по составлению исторических справок и других сопроводительных документов к архивным фондам организации.