Вопрос-ответ

• Делаете ли Вы электронный реестр договоров

  Да мы делаем электронный реестр договоров , тут возможно несколько разных вариантов .  С сканированием или просто составление реестра договоров в зависимости от задач.

• Здравствуйте, формирую архив дел по расчетным листам , по сотрудникам, и у меня получается 258 листов, вместо 250. Можно какое то количество листов дополнительных включить в папку, чтоб не формировать новую

  Да можно добавить.

• Есть инструкция по делопроизводству, кот-я действует сейчас. Необходимо ее обновление, поэтому «новая версия» инструкции сейчас в работе и пока трудно сказать когда она будет полностью завершена. К примеру в нынешней нет четкого прописания, как пишется служебная записка. А в новой инструкции это будет учтено. Проблема: как быть с теми же служебными записками которые приносят на подпись, ведь они написаны как попало. Сотрудники ссылаются на то, что в ныне действующей инструкции это не прописано, вот когда пропишите тогда и будем исполнять.

  Здравствуйте! Можно написать служебную записку в адрес руководителей структурных подразделений: «До утверждения новой инструкции по делопроизводству просим Вас оформлять служебные записки по следующему образцу…».

• В нашей организации на архивном хранении находятся лицевые счета работников. В настоящее время стали поступать запросы от работников, которые находятся в трудовых отношениях с нашей организацией, о выдаче архивных справок об отчислениях из их заработной платы страховых взносов. Сроки выдачи указанных справок устанавливаются в соответствии с приказом от 31.03.2015 № 526 — в течение 30 дней, или в соответствии с Трудовым Кодексом — 3 дня?

  Согласно ст.62 ТК РФ работодатель обязан выдать работнику копии документов, связанных с работой, в том числе о начисленных и уплаченных страховых взносах, не позднее 3-х дней со дня подачи заявления. Архивные справки по запросам сторонних организаций и граждан выдаются в течение 30 дней согласно п. 5.10. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526.

• К нам в организацию обращаются спортсмены за подтверждением своих спортивных достижений. Но в нашем архиве они не хранятся, а хранятся в другой организации. Можем ли мы отвечать на запрос на основании ответа из сторонней организации, которая подтверждает их звание? Очень часто пенсионный фонд не устраивает ответ из сторонней организации и они требуют ответ именно от нас.

  Архив не может оформлять архивную справку на основании документов, которые хранятся в другой организации. Если у вас государственный или муниципальный архив, вы должны работать по «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах…», утвержденным приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19. В п. 5.8.

• Я работаю в архиве организации и готовлю документы по запросам социального характера. У меня вопрос, в организации бухгалтер говорит, что ответ мы должны дать в течение 30 дней, кадровик говорит, что в соответствии с ТК по истечение 3 дней. Так всё таки кто прав, я считаю, что в данном случае статья ТК не действует, так как там сказано, что «работник» обратился, но к нам обращаются бывшие работники, и в настоящее время они не являются работниками организации, значить срок 30 дней. Некоторые бывшие работники даже указывают, что в соответствии со ст. ТК 3 дня.

  В соответствии с п.5.10. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, а также в соответствии с российским законодательством о работе с обращениями граждан, ответ на запрос предоставляется в течение 30 дней со дня получения. Этот срок может быть продлен по решению руководства, но не более чем на 30 дней. Вы правы, ссылаясь на эту норму, а не на ТК РФ. Ответы на запросы правоохранительных органов исполняются в течение 10 дней.

• Наша компания является филиалом крупного холдинга, а мы работаем в проектном офисе, где скопилось много различной документации. Поскольку архивные площади не позволяют нам и дальше накапливать эти объёмы, руководство предлагает уничтожить часть документов, которые уже утратили свою актуальность. К этим документам относится также и рабочая документация (чертежи) и другие документы . Их очень много . Нужна помощь Вашей организации.

  К уничтожению проектно-технической документации надо подходить осторожно, она имеет длительные сроки хранения. Нужно провести экспертизу ценностей документов . Мы можем оказать Вам такую услугу https://archivexpert.ru/servise/expertiza_cennosti_documentov , после чего можно запустить процесс по уничтожению документов https://archivexpert.ru/servise/unichtozhenie_dokumentov/

• Считаются ли утвержденными и действительными номенклатура дел и описи, составленные и утвержденные госархивом, если в организации-источнике комплектования не создана ЭК и соответственно внутренние заседания ЭК не проводились, протоколов не было, подписи не стоят.

  Архивный орган должен утверждать описи дел постоянного хранения организации только после согласования их ЭК организации.

• В сентябре 2019 года меня назначили ответственной за архив приказом и протоколом заседания нашей ЕК внесли соответствующие изменения в ее состав, определили меня секретарем ЕК. Еще в состав нашей экспертной комиссии входят первый проректор (мы — университет), зав.канцелярией, начальник информационно-аналитического отдела, юрист и я — ответственная за архив, секретарь. В начале этого года зав.канцелярией уволилась, меня назначили на ее место. Обязанностей архивариуса с меня не снимали (то есть я пока и юридически, да и фактически отвечаю за архив, но я уже не архивариус и нового человека пока принимать не планируют). Как Вы посоветуете мне изменить состав ЕК, если я — и член ЕК — зав.канцелярией, и секретарь — ответственная за архив? Заранее спасибо!

  Состав экспертной комиссии (ЭК) в данной ситуации надо менять, у вас же уволился один член ЭК. Секретарем ЭК можно оставить пока Вас как зав. канцелярией.

• В состав комиссии могут входить 2 председателя, н/р если один на больничном?

  Председателем комиссии может быть только один человек, в случае его отсутствия приказом назначается другой.

Задайте свой вопрос